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Tutorial: Cupones y entradas numeradas

Una de las tareas que he tenido que realizar en la empresa en la que estoy trabajando actualmente me plantó un reto de lo más interesante. Aprovechando la participación de Mecanográfica Gaditana en la Gran Gymkhana del 12, a los participantes se les iba a entregar un ticket canjeable por una promoción en consumibles de impresoras. Hasta ahí todo bien, pero el desafío vino cuando estos cupones tenían que ser numerados. Nunca me había enfrentado a nada por el estilo, ya que una cosa es numerar 10 entradas a mano, y otra bien distinta era un gran evento donde había que darles el cupón a 600 participantes, por lo que la opción manual quedaba completamente descartada.

Quizá muchos de vosotros conozcáis la solución ya, pero yo me vi en esta situación sin tener ni idea de qué hacer, y quiero ahorraros mis cinco minutos llenos de pavor (y en completo silencio y total quietud, la profesión va por dentro) hasta que se me encendió la bombilla: ¡Combinación por correspondencia!

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Para los que no me seguís, o esa opción siempre os ha dado un poco de respeto, os dejo este tutorial en el que intentaré repasar todos los pasos necesarios para realizar cupones, vales de regalo o entradas numeradas usando Microsoft Office. En concreto, a lo largo del proceso utilizaremos Microsoft Publisher y Excel, ambos contenidos en cualquier paquete Office. Para este ejemplo voy a usar Office 2007, demostrando así que podría hacerse en cualquiera a partir de esta edición en adelante.

Usar Excel para crear lista de números:

En el caso de que queramos una lista numerada estándar, abriremos un nuevo documento en Excel, y en la columna donde vayamos a agregar dicha lista escribimos una etiqueta para reconocerla posteriormente (“Números”, por ejemplo), y nos trasladamos a la fila inferior con la tecla INTRO. En dicha celda escribiremos el primer número de seguimiento de la serie (por ejemplo, 1000). En la celda de abajo agregamos 1 al número anterior (en este caso, 1001).

Escribimos los dos primeros términos para determinar el patrón...

Escribimos los dos primeros términos para determinar el patrón…

Seleccionamos las celdas que contienen los valores iniciales, y arrastramos sobre el rango de celdas que queramos rellenar.

Seleccionamos las celdas que contienen los valores iniciales, y arrastramos sobre el rango de celdas que queramos rellenar.

Así, creamos un patrón de números que usaremos para no tener que escribir toda la lista manualmente. Seleccionando primero las celdas con los valores iniciales que acabamos de escribir, arrastramos sobre el resto de celdas que queramos rellenar, creando así todos los números de seguimiento que necesitamos. Una vez hecho esto, guardamos el archivo.

Usar Publisher para crear la publicación:

Aunque en mi caso prefiero crear el diseño del vale o entrada en Photoshop o Illustrator (posteriormente insertaría mi diseño en Publisher y lo enviaría al fondo), tenemos la opción de usar una de las plantillas que nos ofrece Publisher, pudiendo modificarla a nuestro antojo con nuestros colores corporativos y el logotipo de nuestra empresa o propósito. Dichas plantillas aparecen al crear un nuevo documento:

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Usar combinación de correspondencia:

Una vez creada la lista de números y de diseñar nuestra publicación, vamos a combinar la lista de números de seguimiento con la publicación y crear una serie de cupones o vales que muestren dicho número exclusivo.

Para ello, lo primero que debemos de hacer es cerrar el documento de Excel (previamente guardado) que contiene la lista. Tras esto, en el menú Herrmaientas/Envíos por correo/Combinación de correspondencia de Microsoft Pubisher, pulsamos en Crear una lista de destinatarios:

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En el menú que nos ha aparecido en la izquierda, pulsamos en Utilizar una lista existente y, a continuación, en Siguiente: crear o conectarse a una lista de destinatarios. En el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos, buscamos el documento Excel que creamos en el primer paso y le damos a Abrir. Una vez abierto seleccionamos la hoja que habíamos preparado en la lista del cuadro de diálogo Seleccionar tabla. Posteriormente podremos incluso excluir y filtrar algunos valores. Cuando acabemos de configurarlo, aceptamos en Siguiente: crear publicaciones combinadas, situado en la parte inferior del menú.

Sólo nos quedaría insertarlo en nuestra publicación, algo que conseguiremos haciendo clic donde queramos insertar el campo de datos de números de seguimiento:

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Para finalizar, si queremos enseñar y/o previsualizar nuestro trabajo de manera óptima, recomiendo revisar las opciones de impresión. Si marcamos la opción Varias páginas en una hoja, repasamos los márgenes y vemos el resultado exportándolo en formato .PDF, nos aseguraremos de aprovechar el folio de la mejor forma posible:

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¡Espero que el tutorial os sea provechoso!

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